Прирачникот има за цел да се дадат насоки за институциите за како може да организираат и да управуваат со споделен дигитален простор (споделен / shared фолдер) за чување документација. Користењето на ваков споделен фолдер ќе им овозможи на институциите и вработените подобро управување и пристап до документацијата која се продуцира во рамки на институцијата. Пристапот до документацијата е важен како при далечинското работење, така и во услови на редовно работење (од канцеларија) бидејќи ќе придонесе за подобрување на колаборативноста, ефективноста и „институционалната меморија“.