Дигитализација на административните услуги на факултетите
Подносител на иницијативата:
Опис на проблемот
Во неможност на брзо прилагодување и модернизирање на нашето општество во секоја сфера, па и во образованието, дел од предизвиците со кои се соочуваат сите учесници во образовниот академски процес се големи административни трошоци, недостаток на современи начини на електронски плаќања, недовршената дигитализација, долго чекање и редици во просториите за студентски прашања, особено земајќи ја во предвид КОВИД пандемијата, не-модернизирана инфраструктура, неадаптирани платформи за учење од далечина и сл. Дел од проблемите со кои се соочуваат нашите студенти, но и административните служби и наставниот кадар, а кои ни ги открија при спроведување на голем број интервјуа со нив во период ноември – декември 2020 година се: пријавување на испити, семестари, упис на години – само на шалтерите на факултетите; пријави само во хартиена форма и достапни само во книжарниците каде што за време на кратките пријавни рокови се прават големи редици; на дел од факултетите и покрај можноста електронски да се заврши пријавувањето, сепак документот е неопходно физички да се однесе во студентски служби; постојано пополнување на исти лични податоци во пријавите (мајка, татко, податоци каде живееат итн), за сите студиски години, за сите испити; уплатите се извршуваат единствено во банка, а уплатниците во хартиена форма, со потпис и печат од банката, се поднесуваат во прилог на пријавите; нема можност за плаќање на лице место (нема инсталирано ПОС-ови), нема ниту можност да се достави копија од електронска уплата; студентите иако на почеток на годината плаќаат 1.300 ден за пријавување и администрација, сепак пријавите за секој испит, за заверка на семестар, упис на година ги доплаќаат по 50 мкд; за загубена пријава се прави и повторна уплата. Проблеми има и со самата организација на факултетите – т.е. не постојат информативни - дигитални табли, ниту систем на чекање со бројчиња, се оди преку ред, се прави неред и нервоза, нема просторни можности за пополнување на документи/пријави – истото се прави се прави на скали, по ѕидови, пред Студентски прашања; електронско досие иако постои, сепак оценките се внесуваат на неколку места по неколку пати па и во индексот на студентите. Во исто време освен предизвиците со кои се соочуваат студентите, и административните служби се соочени со преоптовареност, со мал број на кадар, и со неможност за завршување на сите обврски поради кратките рокови за пријавување на студентите, каде често се прават грешки и се дуплира и одолговлекува работата. Од трета страна, и наставно научниот кадар се соочува со предизвици поради недовршената дигитализација и модернизација на факултетите во однос на административните постапки, се пополнуваат оценки и податоци на студентите на многу разни места, кое им одзема доста време. Платформата iKnow иако е одлично замислена како систем, сепак не се користи максимално, сеуште се потребни унапредувања и подобрувања за нејзина целосна искористеност со сите предности кои ги нуди. Дополнително, посочена е и потребата од подобрување на условите за работа и учење, недостатокот од електронски алатки за организирање на современа настава и предавања, како и потреба од современи помагала, опрема, дигитални табли со цел организирање учење од далечина, особено во услови на пандемија.
Предлог - решение
Подобрување на квалитетот на административните услуги: - Назначување на студенти - ментори, советници, помошници. Студентите од 3-4 студиска година, кои веќе имаат искуство со начинот на кој функционира факултетот би биле назначени како помошници/ментори на студентите запишани во првата студиска година. Тие би биле одговорни за група на студенти почетници на кои веднаш со почетокот на училишната година би им ги презентирале правилата и процедурите пропишани на факултетите. - Да се воведат повеќе рокови и подолги рокови за завршување на административните обврски со цел да се намалат редиците и обемот на работа. Со ова во исто време би се избегнале и правењето на технички грешки и повторување на процедурите; - Поставување на инфо - електронски табли каде што би биле наведени јасно и прецизно сите правила и процедури, распореди на предавања, испити и настани на факултетите; - Пристап до книгите од библиотеките во електронска форма со цел поедноставен и лесен пристап до нив и воедно ќе се помогне во процесот на намалување на печатење и уништување на животна средина; Дигитализација на административните услуги: - Електронски пријави за испити, семестри, упис на години – кои ќе може да се пополнат и поднесат електронски, со цел избегнување на хартиени пријави, како и нивно поднесување до студентски служби и правење редици и гужви. - Инсталирање на ПОС-ови за плаќање со картичка во просториите на факултетите при што ќе се избегнат погрешните уплати, уплати на погрешни износи, ќе се заштеди на време и стрес на кој се подложни и административниот кадар и студентите; - Доработка и усовршување на платформата iKnow, во втора фаза со проширување на услугите во правец на изработка и поврзување со мобилна апликација. Изработка и воведување на можност за електронско и мобилно плаќање. Платформата да овозможува сите потребни документи и потврди да може електронски да се печатат за да послужат како доказ. - Мобилни апликации со информации и ориентација за студентите од прва студиска година со пристап до сите потребни податоци, студиската година, насоки, со нотификации за уплати, испити, распоред на предавања, програма за ориентација на факултет (мапи од простории на факултетот, процедури за однесување), итн. - Утврдување на правна рамка за дигитализација на административната работа на факултетите. - Пристап до кинигите од библиотеките на факултетите, во дигитална форма.
Дополни ја иницијативата
